Quanto cobrar por um projeto de LGPD em pequena empresa

O preço de um projeto de LGPD fica mais defensável quando é calculado pelo esforço necessário para mapear e corrigir processos reais, não por um valor genérico por empresa. Este guia ajuda a montar uma proposta nesta semana, com escopo, horas, mensalidade de encarregado e regras para demandas adicionais.

Comece pelo esforço, não pelo porte declarado da empresa

A pergunta “quanto custa adequação LGPD” costuma receber respostas muito amplas porque duas empresas com o mesmo número de funcionários podem ter complexidades totalmente diferentes. Uma clínica com atendimento, prontuário, cobrança e convênios exige uma análise distinta de uma escola com matrícula, transporte, secretaria e plataforma educacional.

Para quem presta o serviço, a melhor unidade de estimativa é a hora por processo mapeado. Processo é uma atividade que explica por que a empresa coleta, usa, compartilha, armazena ou elimina dados pessoais. Exemplos: admissão, recrutamento, matrícula, atendimento, agendamento, faturamento, cobrança, checkout e suporte.

Para aprofundar: Como escolher ferramenta de mapeamento de dados.

Esse método evita dois erros comuns. O primeiro é cobrar barato por uma empresa aparentemente pequena, mas com muitos sistemas, filiais ou terceirizados. O segundo é apresentar um preço projeto LGPD alto demais para um negócio simples, que possui poucos processos e consegue executar correções com rapidez.

Antes de enviar a proposta, faça uma reunião curta de qualificação e levante:

• Quais áreas tratam dados pessoais.
• Quantos processos principais existem.
• Quais sistemas, planilhas e ferramentas externas são usados.
• Se há dados pessoais sensíveis, como dados de saúde, biometria ou informações de crianças e adolescentes.
• Se há unidades, franquias, filiais ou atendimento em mais de um local.
• Quais fornecedores recebem dados pessoais.
• Se a empresa já tem contratos, avisos de privacidade e controles de acesso.
• Se há exigência contratual de um cliente maior, auditoria ou prazo definido.

Não prometa “adequação completa” sem saber o que será entregue. A LGPD, Lei 13.709/2018, exige medidas compatíveis com o tratamento realizado e com os riscos envolvidos. Na prática, o projeto precisa deixar evidências organizadas, responsabilidades definidas e um plano de melhoria executável.

Divida a proposta em fases cobráveis

Uma proposta clara separa diagnóstico, construção documental e implantação. Isso permite cobrar pelo trabalho já realizado mesmo se o cliente interromper o projeto, além de reduzir discussões sobre o que estava ou não incluído.

O diagnóstico deve ser uma etapa paga, ainda que o cliente não avance para o inventário completo. Ele impede que a consultoria assuma um escopo baseado em suposições e ajuda a transformar a conversa comercial em uma proposta técnica.

Na fase de inventário, não comece pela lista de sistemas. Comece pelo processo. Um sistema pode atender diversas finalidades, e uma mesma finalidade pode aparecer em sistema, e-mail, formulário e planilha. O processo revela a operação que precisa ser justificada e protegida.

A definição de base legal merece atenção própria. Consentimento não é uma resposta automática, e a base legal deve ser coerente com a finalidade e com a relação da empresa com o titular. Quando houver dados pessoais sensíveis, crianças e adolescentes, dados de saúde ou decisões relevantes apoiadas por dados, reserve mais tempo para validação jurídica e operacional.

Use faixas de horas por processo para formar o preço

A faixa abaixo é um ponto de partida de planejamento para uma empresa pequena com interlocutor disponível e acesso razoável às informações. Ela não substitui a reunião de diagnóstico, mas ajuda quem precisa entender como precificar consultoria de privacidade sem recorrer ao preço fechado por CNPJ.

Essas horas devem cobrir entrevista, análise dos fluxos, registro do inventário, identificação de compartilhamentos, discussão de base legal e validação com o responsável do cliente. Documentos gerais, reunião executiva e plano de ação devem ser estimados à parte, pois não crescem na mesma proporção do número de processos.

Para chegar ao preço, use uma fórmula simples:

Preço do projeto = horas estimadas x valor da hora técnica + horas de gestão, validação e entrega

O valor da hora técnica precisa pagar não apenas o tempo em reunião. Inclua preparação, pesquisa, revisão jurídica, gestão de projeto, ferramentas, impostos, atendimento comercial e margem da operação. Se diferentes profissionais participam, separe hora de levantamento, hora jurídica e hora de implantação, ou use uma taxa média que preserve a rentabilidade.

Apresente a estimativa como faixa e indique o critério de fechamento. Por exemplo: “o projeto considera seis processos intermediários e dois simples; processos adicionais serão aprovados conforme a faixa de esforço prevista”. Isso é mais transparente do que vender um pacote vago e depois discutir cada nova área encontrada.

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Identifique cedo o que pode dobrar o esforço

Alguns fatores aumentam tanto a investigação quanto a implantação. Eles devem aparecer como premissas da proposta ou como itens de escopo adicional, nunca como surpresa no fim do trabalho.

Os fatores mais frequentes são:

• Filial, unidade adicional ou operação com rotinas próprias.
• Sistema legado sem documentação, perfis de acesso confusos ou exportações manuais.
• Fornecedor que recebe dados pessoais sem contrato ou sem definição clara de responsabilidades.
• Área de RH terceirizada, com contabilidade, recrutamento e benefícios compartilhando informações.
• Uso recorrente de planilhas locais, grupos de mensagens e contas pessoais de e-mail.
• Dados sensíveis, inclusive prontuários, dados biométricos ou informações de saúde.
• Tratamento de dados de crianças e adolescentes.
• Cliente exigindo questionário de segurança, cláusulas próprias ou evidências em prazo curto.
• Falta de um responsável interno com poder para validar decisões.

Se uma dessas condições surgir depois da contratação, não tente absorver todo o trabalho. Registre a descoberta, descreva o impacto, estime horas e peça aprovação antes de avançar. A correção é contratual e operacional: aditivo, ordem de serviço ou aceite eletrônico com escopo, prazo e preço.

Estruture o contrato de encarregado terceirizado

O projeto inicial organiza a casa. O contrato de DPO as a service mantém a rotina viva, com canal de comunicação, acompanhamento de pendências e apoio a solicitações de titulares. A mensalidade não deve ser vendida como disponibilidade ilimitada.

Defina no contrato, no mínimo:

1. Quem será indicado como encarregado e quais canais de contato serão divulgados.
2. Quais atividades mensais estão incluídas, como triagem de solicitações, reunião periódica, acompanhamento do plano de ação e orientação geral.
3. Quantas horas mensais estão incluídas e como será feito o apontamento.
4. O que será considerado demanda adicional, como auditoria extensa, revisão de muitos contratos, resposta a incidente, novos processos ou questionários de clientes.
5. Prazo de resposta conforme a criticidade da demanda, sem prometer atendimento imediato para qualquer assunto.
6. Dever do cliente de indicar responsáveis internos e fornecer informações corretas.
7. Regras de confidencialidade, segurança no acesso a documentos e devolução ou eliminação de informações ao término.

Atendimento a titular deve ter fluxo definido. A consultoria pode receber, registrar, classificar e orientar a resposta, mas o cliente precisa validar dados, localizar registros e decidir medidas operacionais. Sem essa divisão, o encarregado terceirizado vira atendimento geral da empresa e a mensalidade perde controle.

Inclua reajuste anual por índice definido entre as partes ou por negociação documentada. Também estabeleça que horas excedentes serão cobradas conforme valor previamente contratado e que saldos de horas não acumulam, salvo previsão expressa.

Apresente o preço contra o custo de fazer tudo em planilha

Muitos clientes não comparam sua proposta com outra consultoria. Eles comparam com a ideia de pedir para alguém do administrativo “organizar a LGPD”. A comparação precisa mostrar o trabalho real, sem desqualificar a equipe interna.

Leitura complementar: Planilha, software ou consultoria de LGPD.

Explique que a planilha é apenas um suporte. Alguém ainda terá de entrevistar áreas, entender sistemas, identificar compartilhamentos, redigir procedimentos, cobrar fornecedores, acompanhar pendências e responder a solicitações. Se essa pessoa não tiver método, o inventário tende a envelhecer logo após a entrega.

Na proposta, apresente dois componentes: o esforço inicial para estruturar processos e documentos, e o custo contínuo para atualizar o que muda. Mostre também o que o cliente precisa fornecer, como acesso aos responsáveis, lista de sistemas, contratos e retorno dentro dos prazos combinados.

Evite reduzir o preço removendo etapas essenciais. Se o orçamento estiver limitado, reduza o número de processos cobertos na primeira etapa e priorize os de maior risco ou maior impacto comercial. Depois, programe ondas adicionais com preço e critérios já definidos.

Conclusão

Cobrar por processo mapeado torna a proposta de LGPD mais precisa do que cobrar um valor único por empresa. Com fases separadas, faixas de esforço, regras para escopo adicional e uma mensalidade com limite de horas, a consultoria protege sua margem e o cliente entende exatamente o que está comprando.

O Mapadados ajuda a organizar o trabalho a partir dos processos reais da empresa, transformando inventário, plano de ação e acompanhamento em uma rotina menos dependente de documentos soltos. Para avaliar se ele se encaixa na sua operação de encarregado terceirizado ou no projeto interno do cliente, peça uma demonstração.

Este conteúdo é assinado por Jimenez Julien, editor do Mapadados.